【お知らせ】WEBメディアPicky’s「ジュエリーボックスおすすめ記事」を監修させていただきました

「一生困らない!!長期保管の書類整理」楽に管理する方法

アイキャッチ103画像
悩めるる

大事な書類に限って、いざっていう時に見つからないわ

てんてこ舞子

どれが必要で、どれが要らないのかよく分からない

こんな風に感じている人に向けた内容です

ついのすみかづくり(@tsuinosumika15)
整理収納アドバイザーの akemiです

暮らしの中で
気づけばどんどん増える書類

保管するものと破棄するものが混在し
分からなくなっていませんか?

困るのが、必要な時に
どこにあるのか分からないこと

普段必要ないけど、重要なものほど
その傾向は強くなります

いざという時に困らない
長期保管が必要な重要書類と
その保管方法をご紹介します

目次

長期保管の書類

重要書類1画像

契約書証書
長期で保管が必要な書類です

一度、保存ファイルを作ってしまうと
その後の管理がとても楽になります

特に、ファイリングしておくと役立つ
6つの重要書類は

  • 保険証書
  • 銀行・クレジット関連
  • 通信関連
  • 株関連
  • 不動産関連
  • 保証書

大事な書類なのに
確認することが少ないのが特徴です

必要な時に見つからず困らないよう
カテゴリーごと
保管するファイルを作ります

おすすめ収納用品

丈夫で、長期保管に適している
リヒトラブのリングファイル
コクヨのマチ付クリアファイル
がおすすめです

リングファイル

リヒトラブ1画像
リヒトラブ2画像

リヒトラブのリングファイルの
使いやすいポイントは

  • 4穴
  • ストッパー
  • 背表紙の穴

収納するファイルの量にかかわらず
4穴で支えるため中身が重くても安定し
ストッパーで押さえることで
ファイルが少ない場合も動きません

表紙は厚みがあり、スチールのとじ具で
強度が高く、とにかく丈夫です

長期保管するものは
少し高い位置に収納していますが
背表紙の穴に指を引っかけることで
棚から取り出しやすい仕様です

寸法 W6.4×D28×H31.4cm/重さ 約444g/サイズ A4/穴数 4穴/材質 表紙:ポリプロピレン 綴じ具:スチール/収容量 コピー用紙500枚/丈夫で耐久性があり、容量がたっぷりのファイルです
\楽天ポイント4倍セール!/
楽天市場で探す
\ポイント5%還元!/
Yahooショッピングで探す

わが家が使用しているのは
1冊でたくさんファイリングできる
500枚収納サイズですが
重くならないよう分類し
カテゴリーごとで1冊にしています

300枚収納のスリムサイズもあります

マチ付クリアファイル

ファイル自体に厚みがあると
垂直に立ててもグニャリとたわまず
書類が出し入れしやすいため
マチ付の厚みのあるものがおすすめです

クリアファイル1画像
クリアファイル2画像

わが家では
フタのあるタイプを使っていますが

見やすく分類し
必要な書類だけを入れれば
中身が飛び出すことはほぼないので
フタは無くても問題ないかと思います

スクロールできます
【寸法】230×302×3mm 【サイズ】A4-S 【穴数】2、4、30穴対応。 封筒型のクリヤーブック替紙です。最大幅10mmのマチ付きなので、多枚数の書類やカタログの整理に最適です。中紙のない丈夫な厚口タイプ。フタの付いた封筒型で、中身の抜け落ちを防ぎます。
\楽天ポイント4倍セール!/
楽天市場で探す
\ポイント5%還元!/
Yahooショッピングで探す
色:透明/サイズA4タテ/外寸法:縦303×横233mm/マチ幅:10mm/シート厚:0.18mm/穴数:2, 4, 30穴/書類の出し入れがしやすく、抜き差しスムーズな快適ホルダー/ 30穴タイプは一部穴をつなげ、楕円形状になっているので、とじ具への挿入がスムーズ
\楽天ポイント4倍セール!/
楽天市場で探す
\ポイント5%還元!/
Yahooショッピングで探す
A4タテ型(S型) 30(2・4)穴/ 243×309mm/A4/材 質:ポリプロピレン(生地厚0.14mm)/中台紙なし/1枚でコピー用紙約100枚収容できるマチ付ポケット/【ご注意】通常より大きめのサイズです。事前に表紙サイズ確認下さい
\楽天ポイント4倍セール!/
楽天市場で探す
\ポイント5%還元!/
Yahooショッピングで探す

次に
実際の書類整理のやり方をご紹介します

保険関連書類

保険証書2画像

保険関連書類を管理する目的は

保険金は
請求しないと支払われないからです

生命保険は、その性質上
家族が分かるようにしておくことも大事

また、ライフステージの変化により
必要な保険の内容が変わることもあるので
契約内容が現在の暮らしに合っているのか
見直すことも必要です

保管する3つのもの

契約前後には
たくさんの書面が手元に残りますが
保管するのは下記の3点です

  • 保険証券
  • 約款(契約のしおり)
  • 告知書控え

保管のしかた

加入保険ごと
保険証券と保管書類をまとめます

わが家では、さらに分かりやすいよう
ファイルに
保険名被保険者を記載しています

保険証書画像

リングファイルの内側にあるポケットに
担当者の名刺を入れられるのも便利です

名刺画像

一番上のファイルには
毎年、保険会社から送られてくる
契約内容の確認書類
古いものと差し替えて保管しています

通知書画像

保険は、入っているから安心ではなく
きちんと請求出来てこそ安心して暮らせます

金融関連書類

クレジットカード画像

銀行のキャッシュカード
クレジットカード
財布など手元に置くことがほとんどです

万が一、紛失盗難といった事態に
書類管理しておくことが安心につながります

銀行

ネット銀行はもちろん
大手銀行のネットバンキングなら
ログインIDパスワードで管理しているでしょう

本人が管理できている間は
問題ありませんが
不測の事態にも対応できるよう
書類で管理しておくことも大事です

わが家では
キャッシュカードが届く台紙を
銀行と個人ごとにファイリングすることで
口座の存在が分かるようにしています

特に、ネット銀行は通帳がないため
本人以外口座があることすら分からないことも

銀行書類

ただし、セキュリティの観点から

  • ログイン情報
  • セキュリティカード
  • 通帳
  • 印鑑

には、注意が必要です
たとえば

  • ログイン情報は、紙とデータの両方に残す
  • 通帳と印鑑、セキュリティカードは、すべて別の場所で保管する

といった対策をしましょう

クレジットカード

クレジットカードが貼られていた台紙は
たくさんの情報が記載されています

保管しておくことで

  • 紛失
  • 相続(名義人が亡くなった時)

の対策ができます

カード会社と個人ごとに
ファイリングがおすすめです

カードをはがした後が
クリアファイルにくっつくので
マスキングテープを貼ると問題ありません

クレジットカード書類

ガスや電気などの公共料金、通信費など
クレジット払いにしていることも多いので
変更手続きをする際に楽になります

整理して、必要が無いと分かれば
残高が少額やゼロの銀行口座や
年会費無料のクレジットカードは

解約することで、紛失や盗難による
不正利用といったリスクから
自分の身を守ることができます

通信関連書類

携帯電話画像

携帯電話とネット回線の書類管理は
今後、乗り換えをする際に役立ちます

以前は2年縛りがあり高額だった違約金

現在、携帯電話に関しては廃止され
ネット回線は、2022年7月以降の契約では
月額利用料を超える違約金はなくなったものの
契約更新月以外で解約するとかかります
※2022年6月以前の契約の場合は今でもかかります

ネット回線の契約書類には
契約日などが記載されているため
乗り換え時を確認することが容易です

わが家も
ドコモから楽天モバイルに乗り換えた際
違約金のかかるドコモ光は
契約更新月まで待ってから
@スマート光に変更しました

携帯電話に関しても
契約月や機種本体の購入日などを
一緒にファイリングしています

携帯電話書類画像

電気通信事業法の改正により
今後はもっと暮らしに適した事業者に
乗り換えやすくなるでしょう

通信費は暮らしに必須の固定費なので
面倒だからと見直さなければ
損をする時代です

そうならないためにも
シンプルな契約がおすすめです

株関連書類

株価画像

2014年1月にスタートした
「少額投資非課税制度」NISAを利用し
資産運用をしている人も多いのではないでしょうか

わが家の株関連書類は

  • 企業型確定拠出型年金
  • 従業員持ち株
  • NISA

企業型確定拠出型年金/従業員持ち株

定期的に届く
サラリーマンの主人が加入している
株関連の報告書は、年々増え続けます

退職時まで基本的に放置なので
ポートフォリオや金額が記載された
必要なものだけ保管しています

NISA

NISAは、2014年1月の制度開始以降
2016年4月にはジュニアNISA
2018年1月にはつみたてNISA
2024年1月から新制度になり
恒久化され非課税投資枠が拡大となりました

その背景から、貯蓄より投資で
個人で教育費や老後資金を
計画的に準備する必要性を感じます

老後を見据え、わが家は
2021年から資産運用をはじめました

証券会社の書類を管理する理由は
持ち株は、名義人が死亡した場合に
相続となり、手続きが煩雑なため
少しでも分かりやすくしておく必要があるからです

※株は株のまま相続されるため
同じ証券会社の口座が必要になり
名義人の証券口座の中で株を売って
現金化することはできません

株書類画像

ネット証券を利用しているなら
なおさら、家族にも分かる管理が必要です

不動産関連書類

不動産書類画像

不動産売買契約書を永久保存すべき理由は

廃棄または紛失してしまうと
売却する際の税額に大きく影響するため
損をしてしまうことがあるからです

  • 登記識別情報
  • 重要事項説明書および売買契約書
  • 領収書(手付金および残代金)
  • 土地測量図
  • 境界確認書
  • 覚え書き書
  • 建築確認済証、審査図面、検査済証
  • 建築設計図書、工事記録書 など
スクロールできます
不動産書類1画像
不動産書類2画像
不動産書類3画像

不動産会社から手渡されたもの一式を
ひとつにまとめて保管するのが安心です

保証書

商品の価値を保証する
時計やアクセサリーの保証書をまとめています

保証書があることで
品物や購入日時の情報を知ることができ
適切なサポート、メンテナンスを受けられ
手放す時に査定額が上がる可能性があります

厚みのあるものも多いので
マチ付のクリアファイルが役立っています

保証書画像

まとめ

書類整理収納画像

重要書類の長期保管

まずは
大事なものがきちんと管理できれば
その他の家の中にあふれる大量のものは
判断がしやすくなります

そして、1度作ってしまえば
暮らしが変わってもやり直す必要がありません

大切な書類が管理された
安心の暮らしを手に入れる参考にしてみて下さい

役に立ったなと思って頂けたら
応援のクリックをして頂けると嬉しいです↓

にほんブログ村 その他生活ブログ 整理収納アドバイザー・コンサルタントへ
PVアクセスランキング にほんブログ村
アイキャッチ103画像

この記事が気に入ったら
フォローしてね!

よかったらシェアしてね!
  • URLをコピーしました!
  • URLをコピーしました!

Multiplex 広告

目次